Softwarematige robots die bedrijfsprocessen automatiseren: wie wil die nu niet? Ze nemen repetitieve taken over en schelen u veel tijd en moeite. U kunt ze daarom zien als digitale collega’s. Net als fysieke medewerkers moeten ze wel goed binnen het team passen. In deze blog vertellen we u daarom hoe u alle menselijke en digitale neuzen dezelfde kant op krijgt.

Geschreven door Team Automation

 

RPA is nuttige technologie

Begrijp ons niet verkeerd: robotic processing automation (RPA) is nuttige technologie. Snel en laagdrempelig automatiseren, wie wil dat nou niet? We snappen heel goed dat bedrijven hier enthousiast over zijn, want dat zijn we zelf ook. Overenthousiasme is echter een serieuze valkuil, juist omdat de technologie zo toegankelijk is.

RPA Wildgroei

Stel, Jan leest iets over RPA en besluit zelf een robot te bouwen. Dan is hij morgen de bink bij de koffieautomaat én hij is niet eens IT’er. Ondertussen is Achmed ook bezig met zijn eigen robot, om van Sarah nog maar te zwijgen. Drie robots zijn beter dan één, nietwaar?

 

Onze mening: drie is niet per se beter dan één. Zo kan er namelijk wildgroei ontstaan. Meerdere robots doen dan hetzelfde werk, of lopen elkaar voor de digitale voeten. Er ontstaan fouten en niemand weet – of geeft toe – hoe die zijn ontstaan.

Het belang van Sprint 0  

Ook voor RPA geldt daarom: een goed begin is het halve werk. Daarom laten we bij Recognize het bouwen van een robot altijd voorafgaan door een sprint 0. Daarmee krijgen Jan, Achmed en Sarah allemaal de neuzen dezelfde kant op. Bovendien worden ook hun collega’s bij het proces betrokken. Sprint 0 bestaat uit vier onderdelen:

  • Een Process Description Document (PDD), over het te automatiseren proces. Daarin staat hoe het proces er nú uitziet. Ter verduidelijking worden screenshots gebruikt.
  • Een procesanalyse, die over zowel het huidige als het gewenste proces gaat. Er wordt een workflow gemaakt, met ondersteuning van documenten en afbeeldingen.
  • Een beschrijving van de procesoptimalisatie. Tip: betrek de stakeholders bij het gesprek hierover. Zij weten vaak het beste hoe het proces verbeterd kan worden.
  • Alle bevindingen tot dan toe vormen de business case. Die omvat onder meer de toekomstige procesflow, de benodigde investering en de planning. Uiteraard maakt de ROI hier ook deel vanuit.

 

Succes? Schaal op!

Sprint 0 is goed verlopen. Er is een beheersbare robot gebouwd die zijn werk naar volle tevredenheid uitvoert. Bovendien heeft Truus ook nog wel wat werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden. In andere woorden: het begint te kriebelen om er nóg eentje te bouwen. Daar kunt u toch gewoon aan beginnen, toch? U heeft de voorbereiding toch al gedaan?

Nou nee, zo kan er juist (weer) wildgroei ontstaan. Daarom raden we u aan om voor elke robot een sprint 0 uit te voeren. Het grote voordeel is dan dat de eerdere robots in dat proces betrokken kunnen worden. Wat doen ze, wie is er verantwoordelijk voor en op welke processen hebben ze betrekking? Wanneer dat duidelijk is, kan uw team aan robots doelgericht opgeschaald worden.

LET’S
CONNECT!

Recognize helpt u om robots beheersbaar te houden, zelfs als u er al meerdere hebt gebouwd. Wilt u meer weten over hoe u succesvol en beheersbaar RPA inzet binnen uw organisatie? Download dan het gratis whitepaper De opbrengst van RPA aan de hand van drie succesfactoren.

Whitepaper – De opbrengst van RPA